Mitarbeiter für die Digitalisierung begeistern

Mitarbeiter für die Digitalisierung begeistern
Mitarbeiter für die Digitalisierung begeistern

Die Weigerung steht am Anfang

In meiner Beratungspraxis werde ich nicht nur für angenehme Aufgaben gebucht. Seit gut einem halben Jahr werde ich für Workshops gebucht, bei denen wir „Digitalisierungsverweigerer“ auf Spur bringen wollen. Einiger Mitarbeiter, Techniker, Monteure oder Servicetechniker lehnen es einfach ab, die eingeführten digitalen Hilfsmittel zu nutzen. (Ich spreche bewußt über Probleme, denn das sind schon bei weitem keine Herausforderungen mehr).

Probleme sind z.B.

  • Eingeführte Zeiterfassungssysteme scheitern,
  • Projektkoordinations-Tools werden ignoriert,
  • Rückmeldungen werden nicht gegeben,
  • Abstimmungen zwischen Gewerken gehen in die Hose,
  • Bestellungen werden nicht vor Ort durchgeführt sondern weiterhin telefonisch durchgegeben oder erst am Abend gemeldet,
  • Zeiterfassungen werden ignoriert und Urlaubsanträge weiterhin mit einem Schmierzettel reingereicht,
  • Digitale Bauakten werden nicht durchgeschaut und es fallen dadurch Änderungen an der Bauausführung nicht auf,
  • Es wird in WhatsApp-Gruppen unstrukturiert gepostet, geschimpft, gefragt und gefordert,
  • Arbeits- und Baudokumentationen werden nicht durchgeführt,
  • Digitaler Support vor Ort wird nicht angefordert

..... Die Liste wird mit der Zunahme an Werkzeugen nur noch länger.

Erfahrungen der Unternehmer

Ich durfte bei den Unternehmertagen der Akademie Zukunft Handwerk wieder drei Tage als Gast und auch als Referent mit dabei sein. Ich investiere diese Tage sehr sehr gerne, denn neben den tollen Vorträgen großartiger Kollegen finden am Rande auch sehr wertvolle Gespräche mit Handwerkerunternehmern statt, die sich mit Zukunftsthemen intensiv auseinander setzen.

Die Veranstaltung bot mir auch eine Möglichkeit, mit vielen Unternehmern aus dem Bereich Heizung, Bad und Elektro zu sprechen. Meine Frage lautete immer gleich: 

„Wie tragen Deine Mitarbeiter die Digitalisierung eigentlich mit?!“

Die Antworten hätten unterschiedlicher nicht sein können. Aber allen gemein war doch, dass der Prozess wesentlich anstrengender, mit höherem Kommunikationsaufwand und mit größeren Widerständen verbunden war, als anfänglich gedacht. 

Ich habe (vermutlich im Einfluss von zu viel Alkohol) versprochen, einmal meinen Lösungsansatz in meinen Blog zu schreiben. Das tue ich hiermit:

Was ich dir hier im Blog anbieten kann:

Ich nutze heute meinen Podcast und mein Blog um Dir zu erzählen, wie ich bei der Einführung der Digitalisierung von Prozessen vorgehe. Das ist quasi meine Blaupause, die ich in den Vorgesprächen jeweils für das Unternehmen anpasse. In abgewandelter Form nutze ich diese Workshopstruktur auch, wenn nur einige im Unternehmen nicht mitziehen wollen. Im Podcast erzähle ich Schritt für Schritt, wie ich dabei vorgehe und weshalb ich das so tue. Da ist kein HokusPokus dahinter. Einfach nur die Erfahrung aus 20 Jahren Workshopdurchführung mit Technikern, Monteuren .. halt Menschen aus der praktischen Arbeit, die dir sonst als Coach den Kopf rasieren, wenn Du zu „geschwollen“ daher kommst. Deshalb liebe ich ja auch meinen Job: Hand-Werker lassen sich nicht mit gekünstelten Worten blenden, das muss schon Substanz haben.

Hier der Ablauf einer solchen Workshopsession im Überblick.

Die Fragen werden entsprechend der Moderationstechnik immer in dieser Form gestellt, wer den Hintergrund dazu wissen will... einfach mal eine Nachricht an mich schicken. Du siehst also schon, so eine Veranstaltung wird nicht als Vortrag oder als Motivationsdingsbums veranstaltet, sondern als Workshop, bei dem die Mitarbeiter aktiv eingebunden werden.

  1. Das macht mir an meinem Job Spaß:
    >> Prüfen der generellen Stimmung. Sind die Mitarbeiter eigentlich noch in der Lage überhaupt Begeisterung für Ihren Job zu entwickeln? An dieser Stelle habe ich in der Vergangenheit auch schon in zwei Betrieben den gesamten Workshop in eine völlig andere Richtung gedreht und wir haben zunächst einmal die Störungen beseitigt.
  2. Diese Dinge werden sich in den nächsten Jahren im Handwerk deutlich verändern:
    >> Spannende Diskussionen einleiten, schauen, in wie weit den Mitarbeitern klar ist, dass sich ihre Kernleistung, also die handwerkliche Leistung, nicht wegrationalisieren lässt. Problemstellung der Kostenentwicklung erläutern und weshalb Prozesse und Arbeitsweisen andauernd vereinfacht werden müssen. Wert der Arbeit hervorheben, den Wert des Expertenwissens hervorheben, die Organisation als Mittel zum Zweck positionieren. Mein Lieblingsspruch: „Organisation (und insbesondere die Digitalisierung) ist nur dazu da, um Chaosfähig zu bleiben“. Was ich damit meine, kannst Du in meinem Podcast hören.
  3. Das könnte von mir aus in Zukunft einfacher werden:
    >>> Wenn hier massive Störungen auftreten, gilt die alte Weisheit: Ein Prozess, der scheiße ist, wird durch die Digitalisierung nur zu einem digitalen Scheißprozess. Wenn also während des Workshops erkannt wird, dass die Prozesse jetzt schon überhaupt nicht taugen, dann werden sie durch die Digitalisierung nicht nötigenfalls besser. Die Digitalisierung kann dann höchstens das nach Außen deutliche Signal sein, dass wir es ab sofort besser machen. Dann darf diese Umstellung aber in keinem Fall mit einem Paukenschlag für das ganze Unternehmen eingeführt werden sondern nur mit einem kleinen Beta-Team bis zur Optimierung getrieben werden.
  4. Bewertungen durchführen: Welche Erleichterungen könnten mit Hilfe von besseren Prozessen erreicht werden?
    >>> Hier bist Du als Moderator gefordert, die Aufmerksamkeit auf die Prozessorganisation vor allem auch mit Hilfe der elektronischen Hilfsmittel zu lenken.
  5. Ggf. Bei argen Prozessproblemen an dieser Stelle eine Zwischensession einsetzen und die Problemfelder konkret herausarbeiten. Subjektive Einschätzungen dabei zulassen aber durch die Moderationstechnik dafür sorgen, dass nicht die Dominanz Einzelner das Bild verfälschen.
  6. Vorstellen oder erarbeiten der Ziele und des Nutzens möglicher digitaler Hilfsmittel.
    >>> Dieser Workshopteil ist abhängig vom Entwicklungsgrad der Mitarbeiter. In jedem Fall sollten die Hilfsmittel als Ziele vorgestellt werden und ihr zu erwartender Nutzen herausgearbeitet werden. Die Werkzeuge sollten auf keinen Fall an dieser Stelle bereits fertig präsentiert werden. Ziel ist es, den Teilnehmern die Chance zu geben die Sinnhaftigkeit der Werkzeuge zu verstehen. Beispiele: „Ziel ist es, dass jeder, der an einem Projekt mitarbeitetet sofort über Änderungen im Bauablauf informiert wird“. „Jeder hat jederzeit Einblick in die aktuellen Baupläne.“ „Einmal dokumentieren muss reichen.“ „Nicht alles aufschreiben müssen, was woanders schon steht.“. „Wir können dem Kunden schnell eine Auskunft geben.“....
  7. Umsetzungs-Präsentation
    (oder Erarbeitung, wenn die Programme noch nicht entwickelt wurden)
    >>>Wenn die Ziele formuliert sind und der gewünschte Nutzen auf dem Tisch liegt kann es sinnvoll sein, diesen 7. Schritt an einem anderen Termin durchzuführen. Eine Kunstpause, die wertvoll sein kann. Die Verantwortlichen (z.B. der EDV-Verantwortlich, der Chef...) prüfen nun, in wie weit die Anforderungen aus der 6. Workshopeinheit überhaupt über die angedachten Lösungen realisiert werden können. Dann erfolgt erst die Präsentation der neuen Werkzeuge und zwar streng orientiert an den „Vorgaben“ der Workshopteilnehmer. Beispiel:
    Ziel: „Jeder hat jederzeit Einblick in die aktuellen Baupläne.“
    Umsetzung: „In unserem DigiTechniker-Online haben wir pro Projekt eine digitale Bauakte angelegt. Hier findet Ihr künftig über das Menü.....(den Rest könnt Ihr euch vorstellen)“

Weshalb solltest Du Dir diesen Aufwand einfach machen? Ganz einfach!

Die Einführung der Digitalisierung ist eine große Veränderung der Arbeitsweise. Veränderungen machen Angst. Angst löst Druck aus. Druck kann Kampf- oder Fluchtverhalten auslösen. Beide Reaktionen willst Du nicht. Du willst Kooperation und Begeisterung. Die kann nur entstehen, wenn du Deinen Mitarbeitern die Chance gibst, die Ziele zu erkennen. Du musst Ihnen die Möglichkeit geben, ihren Nutzen zu erkennen. Sie müssen erkennen, dass es nicht zum Nutzen des Unternehmens ist, was da passiert, sondern Sie ganz höchstpersönlich einen Nutzen von alledem haben. Wenn wir dann die Notwendigkeit auch noch gut erklären, dann haben wir deutlich bessere Karten.

Willst Du das nicht machen, dann unterhalte Dich einmal mit so vielen Unternehmern wie ich und Du wirst erkennen: Deine Mitarbeiter haben die Macht, die Einführung von digitalen Systemen zu verhindern und Dich um Monate, wenn nicht Jahre zurück zu werfen.

Wenn Du selbst die Moderation von solchen Mitarbeiter-Workshops nicht durchführen willst: Diesen Job kann ich übernehmen. Digitalisierung ist meine Leidenschaft. Die Ängste zu verstehen und Sicherheit zu geben mein Job. Menschen zu begeistern meine Mission. Meine Tagessätze findest Du auf der Startseite meiner Homepage.

Schick mir einfach eine Mail an moortz@gmail.com und wir unterhalten uns über Deine Herausforderung (oder Deine Probleme, je nachdem).



—-> Wichtiger Hinweis zum Schluss: Das hier ist eine Blaupause. Sie funktioniert. Sie funktioniert, wenn ich sie anwende. Du kannst Sie gerne haben, kopieren, anwenden, verändern. Es wäre dann aber toll, wenn Du mir Feedback gibst, wie sie für Dich funktioniert hat. Umsetzung auf eigene Gefahr: Bei der Moderationstechnik kommt es erheblich auf die Fähigkeit an, Gruppen durch einen Lern-Prozess zu führen. Im Zweifelsfall, ruf mich an! 

Mach' das nicht !
Auf keinen Fall !

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