Wie aus zwei Minuten Redefluss ein Bericht wird, mit dem Dein Büro sofort weiterarbeiten kann

Dein Monteur steht um 17 Uhr am Auto und redet zwei Minuten in sein Telefon. Was dabei herauskommt, ist zunächst nur ein Redefluss. Kein Bericht, keine Struktur, nichts, was ins Büro weitergereicht werden kann. Mit dieser Szene beginnt die neue Folge des Podcasts Handwerksimpulse. Es geht um den Tagesbericht per Sprache und um die Form, die das Gesprochene bekommen muss, damit der Betrieb damit weiterarbeiten kann.

Zu Gast ist Leon Moortz. Er verantwortet bei handwerk.live seit über einem Jahr die Anwendungsentwicklung und hat JASBO gebaut, die KI-Plattform (KI = Künstliche Intelligenz) für Handwerksbetriebe. Die Betriebe im Coaching von handwerk.live arbeiten bereits produktiv damit. Das Gespräch folgt zwei Stufen: erst die Struktur, dann die eigenen Daten.

Kurz zusammengefasst

Eine Sprachaufnahme ohne Vorgabe liefert jedes Mal einen anderen Bericht. Die Lösung aus der Folge hat zwei Stufen: Erst bekommt die KI eine Vorlage aus Deinen bestehenden Formularen. Dann bekommt sie Deine eigenen Daten, zum Beispiel Fehlercodelisten der Hersteller. Die Folge richtet sich an Betriebe, deren Monteure schon heute Sprachnachrichten schicken, mit denen das Büro wenig anfangen kann.

3 Dinge, die Du sofort umsetzen kannst

1. Erste Vorlage bauen

• So geht es: Nimm den Bericht, der am häufigsten unvollständig im Büro ankommt. Markiere jedes Feld, das immer ausgefüllt sein muss.
• Das bringt es: Jeder Bericht kommt im selben Muster an, mit Datum und Produktcode statt „der üblichen Schraube“.

2. Tagesnotizen einsprechen

• So geht es: Sprich über den Tag alles ins Telefon, ohne Reihenfolge. Lass die KI am Abend daraus Bericht, Aufgaben und E-Mail-Entwürfe machen.
• Das bringt es: Im Beispiel der Folge werden aus 23 Notizen 5 Aufgaben mit Titel, Priorität und Datum.

3. Herstellerdaten hinterlegen

• So geht es: Lege die Fehlercodelisten Deiner wichtigsten Hersteller in einen eigenen Ordner der Wissensbibliothek.
• Das bringt es: Die KI erklärt Fehlercodes aus den Herstellerunterlagen statt aus einer Internetrecherche, die falsch sein kann.

Sprechen allein liefert noch keinen Tagesbericht

Eine Sprachaufnahme, die ohne Vorgabe in eine KI geht, liefert jedes Mal ein anderes Ergebnis. Thorsten Moortz beschreibt es in der Folge als „wie gewürfelt“. Leon Moortz zeigt, wie das im Alltag aussieht: Im einen Bericht steht ein Datum, im anderen fehlt es. Beim einen heißt es „die übliche Schraube wurde verwendet“, beim anderen ist der Produktcode hinterlegt.

„Es ist zwar schön, wenn drei Monteure auf der Baustelle stehen und alles in eine KI sprechen. Allerdings kann das Büro damit im Normalfall wenig anfangen.“ – Leon Moortz

Das Problem ist nicht die Spracheingabe. Das Problem ist die fehlende Form. Ohne feste Struktur entscheidet die Maschine über den Aufbau, und sie entscheidet jedes Mal neu.

Ein Beispiel aus der Folge: 23 Notizen, 5 Aufgaben

Thorsten spielt in der Folge einen typischen Baustellentag durch. Im Auto fehlen Dübel. Der Staubsauger ist kaputt, da muss sich jemand kümmern. Der TÜV (Technischer Überwachungsverein, hier die Hauptuntersuchung des Fahrzeugs) steht demnächst an. Für eine zusätzliche Tätigkeit braucht es einen Nachtrag, und nächste Woche hat die Schwiegermutter Geburtstag.

In JASBO landet all das in den Tagesnotizen. Über den Tag wird einfach ins Telefon gesprochen, ohne Reihenfolge und ohne Ordnung. Am Ende des Tages kommt ein einziger Knopf zum Einsatz. Er heißt „Kümmer Dich drum“.

JASBO durchforstet dann alle Notizen. Zuerst entsteht ein strukturierter Bericht über den Tag, in einer Form, die der Betrieb vorgeben kann. Danach entstehen Aufgaben mit Titel, Priorität und Datum. Diese Aufgaben lassen sich in ein Aufgabenverwaltungssystem übertragen. Getestet wird aktuell mit Asana, weil handwerk.live das intern nutzt.

Das Ergebnis im Rechenbeispiel der Folge: Aus 23 Notizen eines Tages filtert das System 5 Aufgaben heraus. Was schon erledigt ist, bekommt einen Haken. Erkennt JASBO, dass eine E-Mail geschrieben werden soll, liegt am Abend ein Entwurf bereit. Dieser Entwurf muss kontrolliert und bei fehlenden Angaben überarbeitet werden, bevor er rausgeht.

Warum eine Vorlage mehr bringt als eine bessere KI

Eine Vorlage bringt wiederkehrende Aufgaben immer in dieselbe Struktur. So entsteht ein Muster, mit dem das Büro weiterarbeiten kann. Thorsten bringt den Kern in der Folge auf den Punkt:

„Damit hebeln wir aus, dass sich Menschen nicht so gerne an Strukturen halten. Aber die KI tut es.“ – Thorsten Moortz

Beim Onboarding in JASBO lässt Leon sich deshalb zuerst typische Unterlagen zeigen: Tagesbericht, Arbeitsauftrag, Bestellung von der Baustelle. Oft sind das noch Formulare mit Deckblatt und gelbem, rosanem und blauem Durchschlag. Aus diesem Muster entsteht die Vorlage. Ab dann kommt aus dem gesprochenen Wort genau diese Struktur heraus.

JASBO erkennt am Zusammenhang, welche Vorlage passt. Das funktioniert wie früher am Telefon: Wer im Büro anruft und einen Nachtrag braucht, trifft auf eine Kollegin, die das richtige Formular kennt und alle Pflichtangaben abfragt.

Vorlagen gibt es in zwei Arten. Globale Vorlagen legt die Geschäftsführung für das ganze Team fest, zum Beispiel für den Nachtrag, der immer dasselbe Muster haben muss. Private Vorlagen decken den Sonderbedarf ab, weil ein Monteur andere Unterlagen braucht als eine Bürofachkraft.

Für die Ausdrucksweise baut Leon gerade Fähigkeiten ein. Die E-Mail-Struktur wird einmal festgelegt. Die Fähigkeit legt sich darüber, etwa „So schreibe ich mit einem Geschäftskunden“. So braucht der Betrieb nicht Hunderte Vorlagen für jeden E-Mail-Fall.

Tagesbericht per Sprache mit eigenen Betriebsdaten

Die zweite Stufe ist die eigene Wissensbibliothek. Fachlich heißt das RAG-System (Retrieval Augmented Generation, die KI antwortet aus den hinterlegten Dokumenten). Der Grund ist einfach: KI-Modelle haben nicht das gesamte Wissen über Anlagen. Sie wissen nicht pauschal, was ein Fehlercode bedeutet.

Liegt die Fehlercodeliste des Herstellers in der Wissensbibliothek, greift JASBO vollständig darauf zu. Der Betrieb wählt vorher die Ordner aus, in denen gesucht werden soll, zum Beispiel den Ordner eines Herstellers. Arbeitsanweisungen und andere betriebsinterne Unterlagen gehören genauso hinein. Mit aktiviertem Internetzugriff recherchiert JASBO zusätzlich öffentliche Angaben. Die können allerdings jederzeit falsch sein.

Die Pflege läuft über Konnektoren. Ein Konnektor ist eine Verbindung zu einem anderen Programm, vergleichbar mit einer Schnittstelle. Die technische Grundlage heißt MCP (Model Context Protocol, ein Standard, über den eine KI andere Programme bedienen kann). Leon vergleicht das mit einem Werkzeugkoffer, aus dem sich die KI je Aufgabe nimmt, was sie braucht. handwerk.live hat den Konnektor zu Craft freigeschaltet. Wird dort eine Datei aktualisiert, gelöscht oder verschoben, übernimmt JASBO die Änderung.

PDF-Dateien lassen sich manuell hochladen. Für die Weiterverarbeitung durch eine KI rät Leon allerdings zu Markdown (ein schlankes Textformat), weil die KI es besser versteht und die Dateien kleiner sind. Das PDF bleibt sinnvoll, wenn ein Angebot per E-Mail an Kundschaft geht.

Datenschutz: Das KI-Modell entscheidet, wo verarbeitet wird

Die Daten jedes Betriebs sind über eine Tenant-ID (Mandantenkennung) getrennt. Leon erklärt sie als Hausnummer: Nur wer den Schlüssel zu diesem Haus hat, kommt an die Daten. Sie bleiben verschlüsselt im Betrieb.

Wo die Daten verarbeitet werden, hängt vom gewählten KI-Modell ab. Ein europäisches Modell wie Mistral läuft in der EU. Ein amerikanisches Modell läuft in Amerika. Wer die großen Modelle von Anthropic und OpenAI in der EU betreiben will, kann das über Google Vertex AI tun und verliert dabei einige Fähigkeiten, zum Beispiel die Sandbox-Umgebung (ein abgeschotteter Online-Rechner, in dem die KI Programme ausführt).

Ehrlich bleibt auch: Niemand kann verhindern, dass jemand Gesundheitsdaten, Fehlzeiten oder Urlaube einträgt. Deshalb klärt handwerk.live vorher mit dem Betrieb, wie schützenswert die Daten sind. Der Ansatz aus der Folge: Eine europäische KI prüft zuerst, ob hochgeladene Daten verarbeitet werden dürfen. Erst danach geht die Anfrage an ein amerikanisches Modell.

In sieben Schritten zum Tagesbericht per Sprache

1. Lege die drei Formulare auf den Tisch, die am häufigsten ausgefüllt werden: Tagesbericht, Arbeitsauftrag, Bestellung von der Baustelle.
2. Baue daraus Vorlagen mit festen Feldern, zum Beispiel Datum, Anwesende und Produktcode.
3. Lege Pflichtmuster wie den Nachtrag als globale Vorlage für das ganze Team an. Sonderbedarf bekommt private Vorlagen.
4. Halte die Ausdrucksweise in Fähigkeiten fest, etwa „Geschäftskunden per Sie, intern per Du“.
5. Fülle die Wissensbibliothek mit Herstellerdaten, Fehlercodelisten und Arbeitsanweisungen.
6. Kläre vor dem Start, welche Daten besonders schützenswert sind und welches KI-Modell sie verarbeiten darf.
7. Benenne einen Power User, der Vorlagen und Fähigkeiten pflegt. Die Mitarbeitenden legen nur ihr Profil an und sprechen los.

Der Nutzen in drei Punkten

• Einheitliche Berichte: Jeder Bericht hat dasselbe Muster, mit Datum und Produktcode statt „der üblichen Schraube“.
• Keine verlorenen Aufgaben: Im Beispiel der Folge werden aus 23 Notizen 5 Aufgaben mit Titel, Priorität und Datum.
• Zeit und Qualität: Thorstens Rechnung aus der Folge lautet zehn mal acht Minuten, das ergibt 80 Minuten am Tag. Dazu kommt, dass der Qualitätsanspruch gegenüber der Kundschaft eingehalten wird.

Der nächste Schritt

Nimm den Bericht, der heute am häufigsten unvollständig im Büro ankommt. Markiere auf dem Formular jedes Feld, das immer ausgefüllt sein muss. Das ist Deine erste Vorlage.

Was in der Folge zusätzlich steckt

In der Folge erklärt Leon den Unterschied zwischen Konnektoren und fertigen Automatisierungen mit n8n oder Make. Thorsten erzählt offen, bei welchen KI-Werkzeugen sich JASBO die Ideen abgeschaut hat. Beide sprechen darüber, warum Betriebe künftig eigene Micro Apps (kleine, selbst beschriebene Anwendungen) bauen und warum Software ohne Konnektoren keine Zukunft hat. Am Ende steht, wie der Einstieg mit JASBO abläuft: erst ein Gespräch, dann ein Termin vor Ort mit Prozessprüfung und Einrichtung.

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