Die perfekte Organisation: Ein weißes Einhorn?

Gibt es eigentlich so etwas wie ein Rezeptbuch für die beste Organisation eines Handwerksbetriebes?

Jeder hat schon mal davon gehört, einige behaupten es gesehen zu haben, andere behaupten sogar Einhörner in Herden zu züchten… Gerne behaupten Unternehmensberater die perfekte Organisation für Dein Unternehmen Dir verkaufen zu können.

Aber.. was funktioniert wirklich für Deinen Betrieb?

Unsere Empfehlungen für die Strukturierung, ein paar Begriffsklärungen und unsere “Killer-Tipps” - darüber unterhalten wir uns in unserem Podcast.

Mit dabei sind wieder die Anke Hofmeyer, der Achim Maisenbacher und ich.

• An welchen Punkten der Organisation lohnt es sich zu arbeiten?
  
• Wo ist die Hebelwirkung am stärksten?
  

Diesen beiden Fragen gehen wir an dem letzten Stammtisch in diesem Jahr auf den Grund. Unsere Bitte für Deine Vorbereitung auf diesen Termin: Denke bitte noch einmal über die vergangenen Jahre nach. Welche Organisations- und Prozesssverbesserungen haben Dir für Dein Unternehmen am meisten gebracht?

Warum Prozesse und Organisation?

„Unzufriedene Kunden, gestresste Kollegen, versäumte Termine und erhöhte Kosten sind nur einige der Probleme, die durch nicht funktionierende Prozesse entstehen können“, so Anke Hofmeyer von Hofmeyer Consulting. Deshalb ist es so wichtig, Prozesse zu verbessern, wenn sie nicht gut funktionieren.

Unternehmen, die ihre Prozesse im Griff haben sind krisenfester. Gerade in diesem Jahr hat sich gezeigt, wie wertvoll eine gute Organisation für die Bewältigung von neuen Herausforderungen ist.

“Wenn es Dein Ziel ist dich stärker unternehmerisch in Deinem Unternehmen zu engagieren helfen Dir Prozesse dabei die täglichen Routinen, operative Abläufe und wiederkehrende Aufgaben delegierbar zu machen.” So Achim Maisenbacher. Das Ergebnis: Mehr Zeit für die Schaffung von Mehrwerten und zukunftsrelevante Strategien. Kurzum: Raus aus Anarchie und Chaos.

Thorsten Moortz sagt zur Notwendigkeit der Organisation: “Um im heutigen Handwerksunternehmen erfolgreich zu sein, muss ständig nach Wegen gesucht werden, um die Dinge besser zu machen. Mehr noch: Wir sind dazu gezwungen immer höhere Erträge zu erzielen - schon aufgrund der permanent steigenden Kosten.” Eine Möglichkeit für bessere Erträge sind bessere Prozesse.

Risiken nicht funktionierender Prozesse

• Kunden können sich über schlechte Qualität oder schlechten Service beschweren
  
• Teammitglieder werden frustriert
  
• Die Arbeit könnte dupliziert oder gar nicht abgeschlossen sein
  
• Die Kosten können steigen
  
• Ressourcen könnten verschwendet werden
  
• Es können Engpässe auftreten, die dazu führen, dass Teams Termine verpassen
  
• Andererseits kann eine Prozessverbesserung zu vielen Vorteilen führen, die sich direkt auf die Geschäftsleistung auswirken können.
  

Vorteile der Verbesserung von Prozessen

• Höhere Produktivität und Effizienz: Kontinuierliche Verbesserungen der Prozesse können dazu beitragen, Ineffizienzen zu beseitigen und letztendlich die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern.
  
• Mit Tools zur Verbesserung von Prozessen können Unternehmer die Leistungen bewerten und Prozesse weiterentwickeln..
  
• Berichte und Analysen bieten Einblicke, um Engpässe zu beseitigen, zukünftige Probleme vorherzusagen und Arbeitsabläufe für eine verbesserte Produktivität anzupassen.
  
• Durch die grafische Darstellung der Arbeitsabläufen können Engpässe identifizieren und behoben werden, um die Produktivität zu verbessern.
  
• Durch die Verbesserung von Prozessen durch den Einsatz von Tools wie Kanban-Boards können auch kleine Handwerksunternehmen neue oder geänderte Leistungen schneller in die Umsetzung bringen.
  
• Erhöhte Kundenzufriedenheit und -bindung: Die Herstellung Erbringung perfekter Handwerksleistungen und deren rechtzeitige Ausführung kann zu zufriedeneren Kunden führen. Zufriedene Kunden sind oft wiederkehrende Kunden, und diese Loyalität führt zu höheren Einnahmen.
  
• Verbesserte Arbeitsmoral: Ineffiziente Prozesse können für Arbeitnehmer äußerst entmutigend sein. Wer möchte Teil eines Systems sein, das kaputt ist und zu Frustration führt? Schwache Geschäftsprozesse können dazu führen, dass die Moral selbst der fleißigsten Mitarbeiter abnimmt, wenn sie das Gefühl haben, dass alle ihre Bemühungen von den Fehlern eines Systems überfordert werden.
  
• Wettbewerbsvorteil: Kontinuierliche Prozessverbesserungen können dazu beitragen, Unternehmen von der Konkurrenz abzuheben.
  

So verbesserst Du Dich kontinuierlich

Aus unser Praxiserfahrung heraus empfehlen wir Dir die nachfolgenden Punkte. Sie bringen Dir möglicherweise den größtmöglichen Nutzen - wenn Du sie kontinuierlich weiter entwickelst:

Die Basisarbeit

1. Schaue Dir erst an, wie das gewünschte Ergebnis (das Ziel) aussehen soll.
   
2. Mache die Ziele anhand von konkreten Kriterien prüfbar. Dann entwickle rückwärts den Weg dahin, wie das Ziel erreicht wird.
   
3. Räume am Anfang einmal komplett auf und trenne Dich von Ballast. Konsequent.
   
4. Beschreibe die formalen Prozesse (Verfahren) schriftlich.
   
5. Führe ein digitales Dokumentations- und Ablagesystem ein und entwickle es weiter.
   
6. Erstelle für alle informellen Prozesse Checklisten und Formulare.
   
7. Überprüfe systematisch (mindestens jährlich) jeden Prozess gemeinsam mit den Ausführenden. Prüfe, welche möglichen Risiken es gibt.
   
8. Vermittle die Prozesse auf die denkbar einfachste Weise. Dokumente, Texte, Ablaufdiagramme sind vielleicht zu komplex… probiere es doch einfach mal mit kurzen Videos auf einem zentralen Datenpool Deines Unternehmens.
   

Empfehlungen

• Nutze die Digitalisierung dazu, Deine Prozesse neu zu strukturieren.
  
• Entwickle Checklisten und Formulare. Sie dienen der Kontrolle und Durchsetzung gemeinsam getroffener Standards.
  
• Verwenden Ablauf- bzw. Flussdiagramme, um die Probleme innerhalb des Prozesses zu untersuchen. Betrachte im Rahmen der Bewertungen Faktoren wie: Welche Probleme frustrieren Mitarbeiter oder Kunden? Welche Schritte führen zu Engpässen? Was führt dazu, dass die Kosten steigen oder die Qualität sinkt? Welche Schritte benötigen die meiste Zeit zum Ausführen oder verursachen die meisten Verzögerungen?
  
• Beziehe Deine Mitarbeiter und auch die Kunden mit ein. Unterhalte Dich mit den Personen, die am stärksten von dem Prozess betroffen sind. Frage nach, was ihrer Meinung nach daran falsch ist und welche Verbesserungen sie vorschlagen würden.
  
• Probiere neue Änderungen immer erst mit einem Team aus. So können Probleme herausgefunden werden.
  
• Denke daran, dass Veränderungen nicht immer einfach sind und manchmal abgelehnt werden. Suche Dir deshalb immer erst einmal die Mitarbeiter heraus, die begeisterungsfähig sind - sie lösen meist Sog aus und ziehen die Anderen mit.
  

Systematisierung und Werkzeuge

Jede Art von Geschäftsprozess kann verbessert werden, von den strategisch wichtigsten bis zu den banalsten. Zur Abgrenzung und zur Systematisierung hier ein kleiner Gedanke zur Aufteilung der Prozesse: Zunächst einmal teilen wir häufig Prozesse in formelle oder informelle Prozesse.

Die als formal geltenden Prozesse, die auch als Verfahren bezeichnet werden, sind dokumentiert und haben gut etablierte Schritte. Beispielsweise kann ein Unternehmen über Verfahren zum Empfangen und Senden von Rechnungen oder zum Aufbau von Beziehungen zu neuen Kunden verfügen.

Formale Prozesse sind besonders wichtig, wenn sie etwas mit der Sicherheit von Mitarbeitern oder Kunden, rechtlichen Fragen, finanziellen Erwägungen und anderen kritischen oder sensiblen Funktionen zu tun haben. In diesen Fällen ist es wichtig, bestimmte Schritte zu befolgen. Verfahrensbeschreibungen und visuelle Darstellungen (z.B. Ablaufpläne) werden hier erfolgreich eingesetzt.

Informelle Prozesse hingegen sind solche, die eher von Einzelpersonen oder Gruppen innerhalb des Handwerksunternehmens erstellt werden. Es geht um die Erfüllung bestimmter Aufgaben. Sie werden nicht immer in Form von schriftlichen Anweisungen erteilt, sind jedoch wichtig für die Erreichung der Ziele. Hier kommen sehr häufig Checklisten und Formulare zum Einsatz.

Die verschiedenen Arten von Prozessen haben eines gemeinsam: Sie alle sollen die Arbeitsweise von Einzelpersonen und Teams optimieren. Wenn jeder eine gut getestete Reihe von Schritten befolgt, gibt es weniger Fehler und Verzögerungen, es gibt weniger Doppelarbeit und Mitarbeiter und Kunden fühlen sich zufriedener.

Was heißt eigentlich “Organisation”?

Wenn man in Google die Suche eingibt, erhält man:

“Organisieren heißt: strukturieren und Prozesse definieren. Ein wichtiger Teil dabei ist es, die Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen (AVKs) ausgewogen und überschneidungsfrei zu definieren. Hilfreich für ein flexibles, reaktionsschnelles Reagieren in Organisationen sind im Allgemeinen flache Hierarchien. Der Fokus sollte dabei immer auf der Erschließung eines Mehrwertes liegen und sich an den Bedürfnissen des Kunden orientieren. Das Ergebnis zählt!”