So wirst Du als Unternehmer um ein Drittel produktiver

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Ich zeige Dir heute, wie die Einstellung einer persönlichen Assistenz Dir helfen kann, Deine Produktivität zu erhöhen, welche Aufgaben sie übernehmen kann und welche Qualifikationen sie mitbringen sollte. 

Vielen Dank an dieser Stelle an aufmerksame Hörer meines Podcasts Handwerksimpulse und die Leser der Kolumne in der SBZ, die mir immer wieder einmal Tipps für gute Beiträge liefern. Dieser Artikel ist eine Anregung von Ernst-Christian Gerbes - ein Unternehmer aus dem Dachdecker-Handwerk. Heute bei einem Strategiemeeting meinte er sinngemäß: „Warum hast Du eigentlich noch keinen Podcast zum Thema Entlastung des Unternehmers aufgenommen - insbesondere durch eine persönliche Assistenz?“

Und ja, ich sollte das, was ich bei den Coachings bei über 20 Firmen bereits empfohlen und durchgesetzt habe hier auch einmal erzählen. Übrigens: Bei mir ist meine Assistentin (Andrea) seit gut drei Jahren die Produktivitätsboosterin für unser Unternehmen handwerk.live - und wer seither schon mal versucht hat mich zu erreichen, wird mit Sicherheit zunächst mit Andrea Kontakt gehabt haben - und ja, meine Produktivität und unser Umsatz hat sich seither mehr als verdoppelt bei mehr Freizeit für mich. Also ist die heutige Empfehlung durchaus auch eine, die auf persönlicher Erfahrung basiert und ich ärgere mich gerne darüber, dass mir das nachfolgende nicht schon jemand vor 20 Jahren erzählt hat.

WICHTIG: Wir reden hier über eine PERSÖNLICHE Assistenz. Nicht über diejenigen die im Büro den Laden am Laufen halten und teils eigenverantwortlich teils auf Zuruf verschiedener Führungskräfte aktiv werden. Es geht um DICH als Unternehmer!

Konzentration auf das Wesentliche

Ob Du drei oder drei hundert Mitarbeiter hast ist völlig egal - es würde mich wundern, wenn Du täglich nicht das Gefühl hast viel zu viel operative Arbeit zu erledigen. Wie viele Deiner Kollegen hast Du vermutlich einen übervollen Terminkalender und manchmal entsteht das Gefühl das Du gearbeitet wirst statt aktiv zu arbeiten.

Oft bleiben dabei wichtige, strategische und unternehmerische Aufgaben liegen oder Du musst Dich selbst darum kümmern, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Das haben auch einige der Supertrainer erkannt, die viel an Deinem „Mindset“ wie es neudeutsch heißt arbeiten - am Ende aber verkennen sie zumeist, wie es in einem Handwerksbetrieb zugeht.  Sie sprechen dann schnell davon, dass Du Deine Aufgaben abgeben sollst.

Ganz Ehrlich: Das ist in meinen Augen der falsche Ansatz! DU musst dafür sorgen, dass Dir Deine Mitarbeiter die Arbeit wegnehmen, die sie an Deiner Stelle erledigen können. Egal ob Du Aufgaben von Dir weg delegierst oder wir im Coaching oder unseren Seminaren dafür sorgen, dass sich Deine Mitarbeiter (vor allem die in der zweiten Führungsebene) die Arbeit künftig selbst schnappen.

Es gibt zwei Voraussetzungen damit das funktioniert:

1. Chaosfähige Organisation schaffen
2. Aufgaben MANAGEN LASSEN z.B. durch eine persönliche Assistenz

Zum Thema chaosfähige Organisation:

Einer meiner Lieblings-Sprüche "Organisation ist dazu da, um chaosfähig zu bleiben" stammt von dem deutschen Unternehmer und Autor Reinhard K. Sprenger. Er hat diesen Satz in seinem Buch "Die Entscheidung liegt bei dir: Wege aus der alltäglichen Unzufriedenheit" geprägt. Durchaus lesenswert. Es geht um die Bedeutung von Selbstverantwortung, Entscheidungsfreiheit und Flexibilität. Für mein eigenes Unternehmen und für die Firmen die ich Coache habe ich daraus meinen Weg entwickelt, wie die Organisation nicht starr und unflexibel ist, sondern wir uns in die Lage versetzen, auf unvorhergesehene Situationen und Veränderungen schnell und unaufgeregt zu reagieren.

Im Handwerk ist das Chaos die Regel - und das meine ich gar nicht negativ. Du brauchst eine perfekte Organisation, die sich jederzeit auf die täglich, in der Realität ergebenden Veränderungen, einstellen kann. In meinen Coachings sorge ich deshalb für Strukturen, digitale Organisationswerkzeuge wie digitale Bauakten, intelligente Formulare und Aufgabenmanagementsysteme. Auf diese Weise schaffen wir es Strukturen und Prozesse so zu gestalten, dass sie einerseits Stabilität und Orientierung bieten, aber andererseits auch Raum für Anpassungen und Kreativität lassen.

Selbst wenn das alles funktioniert, und wir eine tolle Organisation haben… die besten Chaosmanager sind und bleiben zumeist die Unternehmer selbst.

Das wird sich auch nicht ändern.

Zunächst bist Du als Unternehmer derjenige, der Entscheidungen in brenzligen Situationen als letzte Instanz verantwortlich entscheidet. Diese Kernaufgabe werde ich niemals einem Unternehmer absprechen. Ebensowenig die Verantwortung für das Entdecken neuer Möglichkeiten um die Organisation zu verbessern oder neue Geschäftsfelder zu bearbeiten. Um dafür Zeit zu gewinnen mussten wir schon vor Jahren etwas einführen, dass sich nahezu banal anhört (zumindest für Nicht-Handwerksunternehmen): Eine Assistenz der Unternehmensleitung.

Deine Assistenz hat vor allem das Ziel,
Deine Aufgaben zu mangen.

Eine persönliche Assistenz kann für Dich als Unternehmer in einem Handwerks-Unternehmen eine großartige Unterstützung sein, um Deine eigene Produktivität zu steigern und Dich auf wichtige Dinge zu konzentrieren.

Wenn Du es schaffst, wiederholende Aufgaben an Deine Assistenz abzugeben, gewinnst Du mehr Zeit für wichtige Entscheidungen und die Weiterentwicklung Deines Unternehmens.

Ganz einfach gesagt: Wenn Du eine tolle Idee hast (sagen wir mal: Du willst eine digitale Bauakte einführen). Dann plant Deine Assistenz mit dem Team einen Termin zur Besprechung, Ihr diskutiert im Team Deine Idee und wie sie umgesetzt werden soll. Es wird festgelegt, wer was bis zum nächsten Termin erledigt - und dann beginnt die Aufgabe der Assistenz: Arbeitsschritte festlegen, Aufgaben erfassen, erinnern, nachhalten, unterstützen, fordern, zusammenfassen, dokumentieren.

Hier ein Auszug aus den wichtigsten Tätigkeiten einer Assistenz der Unternehmensleitung:

1. Aufgabenmanagement: Deine Assistenz wird dafür sorgen, dass alle von Dir zu erledigen oder alle von Dir delegierten Aufgaben zum passenden Zeitpunkt bearbeitet und erledigt werden. Dafür musst du natürlich ein durchgängiges Aufgabenmanagement etabliert haben.
2. Bearbeiten regelmäßiger Aufgaben: Von Sicherheitsunterweisungen bis Meldungen bei irgendwelchen Verbänden, Kammern, Institutionen: Weg damit - Deine Assistenz erledigt das.
3. Terminplanung und -koordination: Deine Assistenz kann Dir helfen, Deinen Terminkalender gut zu verwalten, Besprechungen zu planen, Verabredungen zu machen und Doppelbuchungen zu vermeiden. Vor allem kann sie eines viel besser als Du selbst: NEIN sagen und für Freiräume auf Deinem Kalender sorgen.
4. E-Mail- und Korrespondenzverwaltung: Deine Assistenz kann deine E-Mails und Chats checken, wichtige Nachrichten für dich filtern und Dir nur die wichtigen Infos weiterleiten.
5. Dokumentenverwaltung und Vorbereitung Buchhaltung: Die Organisation von Daten und Dokumenten kann echt mühsam sein. Deine Assistenz wird Dir helfen, wichtige Infos zu organisieren, Belege zu suchen und zu organisieren, Dateien abzulegen, Berichte zu erstellen und sicherzustellen, dass Du immer auf dem neuesten Stand bist.
6. Vorbereitung und Dokumentieren von Besprechungen: Deine Assistenz wird an vielen Besprechungen von Dir mit teilnehmen. Sie erfasst vereinbarte Aufgaben, wer was bis wann erledigt und dokumentiert Besprechungen. Dabei nutzen wir natürlich nicht mehr die alten, starren Systeme: Die Notizen-App z.b. auf Deinem Smartphone ist dafür schon grandios geeignet.
7. Mitarbeitergewinnung: Wenn Du noch niemanden in Deinem Unternehmen hat, der sich hierfür ausdrücklich verantwortlich zeichnet: Eine Assistenz ist hierfür perfekt geeignet. Von der Betreuung der sozialen Netzwerke bis zur Schaltung von Kampagnen - das übernehmen sehr häufig von uns geschulte Assistentinnen und Assistenten in den Firmen.
8. Büro- und Gebäudeverwaltung: Die allgemeine Verwaltung deines Büros nimmt viel Zeit in Anspruch. Von einfachen Bestellungen für Büromaterial über die nächste Betriebsfeier bis zur Sauberkeit und Ordnung… das kann auch Deine Assistenz erledigen.
9. Kunden- und Mitarbeiterbetreuung: Das Beantworten von Kundenanfragen und die Bearbeitung von Reklamationen sind wichtige Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen können. Dein Assistent kann dir dabei helfen und für eine bessere Betreuung der Kunden sorgen. Das Prinzip „mach dich rar“ funktioniert großartig: Wenn Kunden gelernt haben, das der Weg zum Chef immer über die Assistenz läuft, dann werden Termine mit dem Chef auch gefühlt immer wertvoller.

Indem Du diese häufigen Aufgaben an einen persönlichen Assistenten abgibst, kannst Du als Unternehmer Deine Produktivität richtig steigern. 

Eine Assistenz bringt Dir viele Vorteile:

1. Kontrolle der Erledigung abgeben: Wie viel Zeit musst Du derzeit damit verbringen nachzuhalten ob die Dinge, die Du delegiert hast auch erledigt wurden? Diese Zeit kannst Du Dir künftig sparen!
2. Fokussierung auf wichtige Aufgaben: Indem Du sich wiederholende Aufgaben an Deinen Assistenten abgibst, hast Du mehr Zeit für strategische Entscheidungen und die Weiterentwicklung Deines Unternehmens.
3. Mehr Effizienz: Ein Assistent kann Dir dabei helfen, Deinen Zeitplan zu optimieren, Termine effizient zu koordinieren und den Informationsfluss zu verbessern, was wiederum zu einer allgemeinen Steigerung Deiner Effizienz führt.
4. Entlastung von Verwaltungsaufgaben: Durch die Delegation von Büroverwaltungsaufgaben und anderen administrativen Tätigkeiten kannst Du Dich besser auf Deine Kernkompetenzen konzentrieren und Deine Zeit produktiver nutzen.
5. Bessere Zeitplanung: Mit Unterstützung eines Assistenten kannst Du Deine Zeit besser planen, Engpässe vermeiden und Dich auf unerwartete Aufgaben und wichtige Projekte konzentrieren.
6. Mehr Flexibilität: Mit einem Assistenten hast Du die Möglichkeit, Dich auf unerwartete Aufgaben und wichtige Projekte zu konzentrieren, während Dein Assistent Dir bei den täglichen Aufgaben hilft.
7. Entlastung Deines Gehirns: Wenn Du weißt, dass sich jemand um die wichtigen operativen Aufgaben kümmert und diese im Griff hat, dann wird Dein Kopf frei für Dinge, die Dein Unternehmen langfristig voran bringen und damit das Unternehmen absichern.

Assistenz auch für die Projektleitung

Übrigens: Es gibt Unternehmen in denen wir auch auf der zweiten Führungsebene (meistens die Projektleiter) Assistenz-Positionen eingeführt haben. Denke einfach mal darüber nach, wie viel Zeit eine hochqualifizierte Projektleiterin oder ein hochqualifizierter Projektleiter mit Aufgaben verbringt, die genau so gut von einer Assistenz durchgeführt werden könnten. Hier ein paar Beispiele:

• Verwaltung der Dokumente (Bauakte)
• Termin- und Zeitplanung für Mitarbeiter und Subgewerke
• Kommunikation und Korrespondenz mit allen Projektbeteiligten
• Budgetüberwachung
• Beschaffung und Bestellung
• Besprechungsvorbereitung
• Dokumentation und Durchsetzung der Baubehinderungen
• Sammeln wichtiger Nachweise und Dokumentationen, Zeiterfassung

… ehrlich: Die Liste könnte ich noch eine Weile fortsetzen.

Darf ich mir das erlauben?
Was kostet eine Assistenz?

Ganz einfach: Solange sie weniger kostet als ein Unternehmer oder Projektleiter ist alles schick. Ja, ich provoziere damit Du selbst einmal nachrechnest:

Was wäre es Dir wert, wenn Du ein Drittel mehr Freizeit mit Deiner Familie hättest? Was wäre es Dir wert, wenn sich die Produktivität Deiner besten Projektleiter um die Hälfte (kein Witz, da haben wir Erfahrungswerte) verbessert? Die Rechnung braucht nicht mal präzise zu sein. Das rechnet sich!

In KEINEM Unternehmen gab es jemals nach der Einführung die (auch hinter vorgehaltener Hand) geäußerte Kritik, dass sich der Unternehmer da etwas leistet was ihn „Faul“ erscheinen lässt.

Der Grund: Nicht selten ist gerade der Unternehmer oder die Unternehmerin so überlastet mit den eigenen Aufgaben, dass für die Anderen im Unternehmen wichtige Aufgaben bei ihr oder ihm liegen bleiben und der Prozess nicht weiter geht.

Qualifikation einer Assistenz

Tja.. sehr häufig kommt an dieser Stelle: „muss schon mal in einem Handwerksbetrieb gearbeitet haben und sollte die Abläufe kennen“.

NEIN! FALSCH! Das ist zwar manchmal von Vorteil aber ehrlich gesagt häufiger eher zum Nachteil gereicht. Assistenzen die mit Kenntnissen aus den Abläufen in einem Handwerksbetrieb eingestellt werden, werden viel zu häufig dann doch für Aufgaben eingesetzt, die nicht den Unternehmer unterstützen sondern Lücken in der Personaldecke der unteren Ebene ausgleichen.

Wir finden die besten Mitarbeiter als Quereinsteiger. Sie kommen aus Berufen, in denen auch das tägliche Chaos durch gute Organisation bewältigt wird und schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen, um die Prozesse am Laufen zu halten.

Meine Favoriten: Praxisleitung bei einem Arzt, Eventmanagement, Systemgastronomie, Call-Center-Management. Wenn Du ein größeres Unternehmen hast (ab 60 oder mehr Mitarbeiter) dann sind auch Mitarbeiter die aus der Projektleitung eines anderen Unternehmens zu Dir kommen mega spannend. Unternehmensnachfolger oder Lebenspartner eignen sich nur sehr selten.

Da muss dann schon ganz schön viel Harmonie herrschen.

Hier sind einige tragenden Punkte, die viel wichtiger sind als die Ahnung vom Fach:

• Organisationstalent und Nutzung moderner, digitaler Werkzeuge: Eine Assistenz sollte gut organisiert sein, um Termine zu koordinieren, Aufgaben zu priorisieren und den Überblick über verschiedene Projekte zu behalten. Deine Assistenz muss Lust darauf haben mit modernen, auf die digitale Zusammenarbeit spezialisierte Werkzeuge, zu arbeiten und in diesen Strukturen zu schaffen.
• Kommunikationsfähigkeiten: Da deine Assistenz für Dich Mails und Chats beantwortet, Telefonanrufe entgegennimmt oder mit Kunden und Mitarbeitern interagiert, sind gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten wichtig. Frag’ doch mal beim Einstellungsgespräch ob Deine künftige Assistenz schon produktiv mit ChatGPT oder ähnlichen Tools der künstlichen Intelligenz arbeitet. Wenn nicht.. ok.. nicht schlimm.. ist noch der Regelfall.. wenn doch: BINGO - das könnte das entscheiden Zünglein an der Einstellungswaage sein.
• Vertraulichkeit: Als Assistenz hat die Person Zugang zu vertraulichen Informationen. Es ist entscheidend, dass sie über ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Diskretion verfügt. Eine entsprechende, deutliche Formulierung im Arbeitsvertrag ist Pflicht!
• Zeitmanagement und Durchsetzungskraft: Eine Assistenz sollte in der Lage sein, Aufgaben effizient zu erledigen und Fristen einzuhalten, um eine reibungslose Arbeitsabwicklung sicherzustellen. Deine Assistenz spricht in Deinem Namen und das muss in kürzester Zeit jedem (Kunde, Subunternehmer, Lieferanten, Mitarbeiter…) klar werden und sein.
• Flexibilität: Da sich die Anforderungen und Prioritäten bei Dir ständig ändern, ist es wichtig, dass Deine Assistenz flexibel ist und sich gut an neue Situationen anpassen kann. Wenn Du entscheidest, den Kurs zu ändern, dann ist es die Aufgabe der Assistenz dafür zu sorgen, dass alle im Unternehmen entsprechend ihrer Aufgaben die Segel neu setzen, das Steuer ausrichten und die Fahrt schnellstmöglich wieder aufnehmen.

Einarbeitung einer Assistenz

Wenn Du eine Assistenz einstellst, ist es wichtig, die Zusammenarbeit auf eine gute Grundlage zu stellen. Hier sind einige Tipps, wie Du den Prozess erfolgreich beginnen kannst:

1. Stelle klare Erwartungen: Bespreche mit Deiner Assistenz genau, welche Aufgaben er oder sie übernehmen soll und welche Ergebnisse Du erwartest. Klare Kommunikation ist der Schlüssel.
2. Schaffe klare Arbeitsabläufe: Teile mit Deiner Assistenz Informationen über die Struktur des Unternehmens, wichtige Kontakte und bevorzugte Arbeitsmethoden. Das erleichtert die Eingewöhnung und sorgt für reibungslose Abläufe.
3. Regelmäßige Kommunikation: Halte regelmäßige Meetings oder Check-Ins ab, um den Fortschritt, Herausforderungen und neue Aufgaben zu besprechen. So bleibst du über die Arbeit deiner Assistenz informiert und kannst Feedback geben.
4. Offene Kommunikation fördern: Ermutige Deine Assistenz, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Offene Kommunikation schafft ein positives Arbeitsumfeld und ermöglicht es, eventuelle Probleme frühzeitig anzusprechen.
5. Geben und Nehmen: Denke daran, dass Deine Assistenz auch Unterstützung benötigt. Zeige Wertschätzung für ihre Arbeit und stehe bei Fragen oder Herausforderungen zur Seite.
6. Gemeinsame EDV-Werkzeuge kennenlernen: Nehmt euch Zeit, um die gemeinsam genutzten EDV-Werkzeuge und Softwareprogramme kennenzulernen. Das umfasst beispielsweise die Projektmanagement-Tools, die interne Kommunikationsplattform oder die Datenbanken. Indem Du und Deine Assistenz sich mit diesen Werkzeugen vertraut machen, könnt ihr effektiver zusammenarbeiten und Informationen reibungslos teilen. Plane daher Schulungen oder gemeinsame Einführungen in die relevanten Tools, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Funktionen und Möglichkeiten verstehen und optimal nutzen können.

Wenn Du die Zusammenarbeit mit Deiner persönlichen Assistenz auf eine gute Basis stellst, kannst Du Deine Produktivität als Unternehmer in einem kleinen Unternehmen erheblich steigern. Du gewinnst mehr Zeit für strategische Aufgaben, kannst Dich auf das Wachstum Deines Unternehmens konzentrieren und Dich von den vielen sich wiederholenden Tätigkeiten entlasten. Klare Empfehlung: mit einer Assistenz an Deiner Seite kannst Du bis zu einem Drittel mehr schaffen (oder mehr Freizeit haben) und Dein Unternehmen erfolgreich vorantreiben.

Weiterbildungs-Empfehlung
für Assistentinnen und Assistenten:

Idee Nummer eins: Du buchst ein Coaching für Deine Assistenz

Wir haben die Erfahrung aus mehr als einem Dutzend Einarbeitungen von AssistentInnen im Handwerk. Von der ersten Idee über die Stellenausschreibung, die Stellenbeschreibung bis zur Einarbeitung. Wenn Du eine Abkürzung suchst, wie Deine persönliche Assistenz schnell für Dich produktiv werden kann, dann vereinbare einen ersten Termin zur Abstimmung direkt mit Andrea - andrea@handwerk.live 
Bei diesem Termin legen wir fest, welche Anforderungen Du hast und wie der voraussichtliche Aufwand sein wird. Die Strategie legst Du mit Thorsten fest, die Einarbeitung erfolgt dann durch Andrea. Sie arbeitet selbst als Assistentin und kann ihre Aufgaben und die Definition ihres Jobs  dadurch am besten erklären und auch, welche Anforderungen gestellt werden. 

Idee Nummer zwei: Seminar für Deine Assistenz

Wenn Du willst, dass Deine Assistenz die aktuell wichtigsten Werkzeuge und Methoden zur Effizienzsteigerung im Handwerk kennenlernen will, dann melde sie zu meinem Seminar „Heavy-Mental.live“ an. An zwei Tagen bearbeiten wir zehn Punkte, die Dein Unternehmen voran bringen - von der Abrechnung aller Leistungen über die Durchsetzung von Arbeitsvorgaben bis zum Controlling und der Mitarbeitergewinnung.

Alles an zwei Tagen. Strukturiert, auf den Punkt, aber nichts für Weicheier - es wird intensiv.

Und rate, wer die Anmeldungen und Organisation des Events voll im Griff hat….? 😁 Genau, Andrea, meine Assistentin, kümmert sich um alles. Hier der Link zu weiteren Informationen: 

Seminar Heavy-Mental live vom 28. bis 29.08.2023 in Osnabrück

www.heavy-mental.live

Selbstverständlich ist sie an diesen 2 Tagen vor Ort und beantwortet gerne eure Fragen.