Dienstagabend, 19:30 Uhr. Auf dem Schreibtisch liegt die Aufmaßskizze für ein Einfamilienhaus mit zwölf Fensterelementen und einer Haustür. Der Kunde war vom Termin begeistert. Ein Angebot hat er bis heute nicht. Wer die Angebotserstellung automatisieren will, muss genau diese Lücke schließen.

Die Skizze ist im Stapel zweimal nach unten gewandert. Dazwischen kamen eine Reklamation, eine Materialbestellung, zwei Monteure mit einem Problem und ein Zulieferer, der nicht geliefert hat. Der Kunde hat inzwischen bei zwei anderen Betrieben angerufen. Dort hat er ein Angebot bekommen und sich vielleicht schon entschieden.

Der teuerste Engpass liegt zwischen Aufmaß und Angebot

Der teuerste Engpass im Betrieb liegt weder auf der Baustelle noch bei den Mitarbeitenden. Er liegt zwischen dem Aufmaßtermin und dem Angebot. Diese Szene beschreibt Thorsten Moortz in der aktuellen Folge des Podcasts Handwerksimpulse. Der Termin war gut. Der Kunde war überzeugt. Trotzdem geht der Auftrag an einen anderen Betrieb.

Ab welcher Angebotsquote Du handeln solltest

Liegt Deine Angebotsquote unter 70 Prozent, ist es Zeit, daran zu arbeiten. 70 Prozent heißt: Aus zehn Angeboten werden sieben Aufträge. Drei Angebote hast Du umsonst geschrieben. Bei einer Quote von 50 Prozent arbeitest Du die Hälfte Deiner Angebotszeit für die Papiertonne.

Thorsten vertritt seit rund 15 Jahren einen anderen Ansatz: budgetorientiert verkaufen. Mit der KI (Künstliche Intelligenz) zur Prozessautomatisierung bekommt dieser Ansatz eine neue Größenordnung. Das Ziel ist eine deutlich kürzere Durchlaufzeit Deiner Angebote.

Budgetorientiert verkaufen: Du nennst das Budget

Deine Kundschaft bekommt spätestens ein bis zwei Tage nach dem Erstbesprechungstermin ein Budget. Es geht nicht um ein perfektes Angebot. Es geht darum, möglichst schnell eine Zahl zu nennen. Die Kundschaft braucht eine Idee davon, was ihr Vorhaben kostet und was sie mit Dir umsetzen kann.

„Du nennst das Budget. Du fragst nicht nach einem Budget.“

Die Begründung liefert Thorsten mit einem Vergleich. Stell Dir vor, Du willst KI im Betrieb einführen und wirst gefragt, welches Budget Du dafür vorgesehen hast. Du hast keine Ahnung, was das kostet. Genauso geht es jemandem, der einen Dachausbau, ein Badezimmer oder eine Heizungsanlage will.

Weiß die Kundschaft doch einen Preis, hat sie schon woanders angefragt. Den Preis Deiner Mitbewerber willst Du aber gar nicht hören. Du willst etwas anderes anbieten. Deshalb gibt es im Handwerk keinen sinnvollen Grund, nach dem Budget zu fragen. Als Fachbetrieb trägst Du die Verantwortung, den Preis zu nennen.

Leistungspakete machen das Budget schnell

Ein Budget entsteht schnell, wenn Deine Leistungen in Paketen stehen. Thorsten nimmt als Beispiel einen SHK-Betrieb (Sanitär, Heizung, Klima). Das WC gibt es dort in vier Stufen: Standard, gehobener Standard, Premium und Luxus. Im Standard kostet die normale Vorwandinstallation 550 Euro. WC und Drückerplatte kommen mit 350 bis 400 Euro dazu.

Diese Werte sind ein Beispiel aus der Folge, keine Preisempfehlung. Der Punkt ist ein anderer: Für solche Leistungen gibt es keinen Grund gegen einen Standard. Wer schon mit einem Masterangebot arbeitet, ist kurz davor, dass die KI das Budget automatisch rechnet.

So rechnet die KI das Budget aus dem Erstgespräch

Die KI ist stark darin, Muster zu erkennen. Hat Dein Betrieb viele ähnliche Projekte gemacht, leitet sie daraus das Budget für das neue Projekt ab. Der Ablauf hat fünf Schritte:

1. Erstgespräch aufzeichnen. Nur mit Einwilligung. Thorsten formuliert es so: „Ich habe hier ein kleines Gerät. Damit kann ich das aufzeichnen, und wir haben hinterher direkt ein Protokoll. Dann kann ich mich mehr auf unser Gespräch konzentrieren. Ist das in Ordnung für Sie?“ Lehnt die Kundschaft ab, sprichst Du direkt danach ein Gedächtnisprotokoll ein.
2. Unterlagen strukturiert verarbeiten. Transkript, Skizzen und technische Details gehen zusammen in die Auswertung. Die KI gleicht sie mit dem Wissen aus vergangenen Projekten ab.
3. Budgetkalkulationsformular füllen lassen. Mit den Betrieben, die handwerk.live betreut, entstehen Formulare, die sich automatisch aus dem Transkript füllen. Danach arbeitet die KI das Budget aus.
4. Budgetpräsentation erzeugen. Zu jedem Paket liegt eine kurze Erklärung, wie Du den Mehrwert normalerweise erklärst. Zusammen mit Bildern entsteht daraus vollautomatisch in Minuten eine Präsentation.
5. Budget präsentieren. Am besten persönlich. Geht es zeitlich nicht, schickst Du das Budget und erklärst es danach.

Eine Grenze nennt Thorsten offen: Die Erklärung zum Paket lässt sich in der Warenwirtschaft nicht hinterlegen. Dafür braucht es andere Systeme.

Budgetpräsentation statt Positionsliste

Die Kundschaft bekommt keine Auflistung von Positionen mehr. Sie bekommt eine Präsentation, aus der sie sieht: Dieser Betrieb hat verstanden, was ich will. Danach steht nur noch eine Entscheidung an. Das Projekt kommt für diesen Betrag zustande oder nicht.

Praxisbeispiel: Vom Verkauf zum Budgetwächter

Das Rechenbeispiel aus der Folge ist ein Badezimmer. Du präsentierst ein Budget von 35.000 Euro. Die Kundschaft sagt, das ist zu viel. Das ist kein Problem, denn Du hast kein Angebot abgegeben.

„Das wäre das, was ich verstanden habe, und das wäre so, wie wir es normalerweise realisieren.“

Du fragst, wie viel die Kundschaft investieren will. Die Antwort lautet 30.000 Euro. Ab diesem Punkt ist das Budget sicher. Deine Aufgabe ist nur noch der Nachweis, dass Du für 30.000 Euro das Bestmögliche herausholst. Du bist nicht mehr im Verkauf unterwegs, sondern als Budgetwächter.

Dann kommt ein Mitbewerber und sagt, er macht das Badezimmer für 25.000 Euro. Du antwortest: Wir haben uns auf 30.000 Euro geeinigt, deshalb habe ich das Bestmögliche für diesen Betrag genommen. Reichen 25.000 Euro, reduzierst Du die Planung. Das geht bis zu dem Punkt, an dem sich die Wünsche nicht mehr erfüllen lassen. Nach der Budgetzusage bietet niemand mehr günstiger an.

Das Transkript hilft auch auf der Baustelle

Die Aufzeichnung dient nicht nur der Budgetkalkulation. Sie bereitet auch die Baustelle vor. Eine Heizungsanlage wird heute geplant und vielleicht erst in einem Jahr eingebaut. Früher standen die Absprachen auf Schmierzetteln. Mit Transkript und ein paar Fotos weißt Du nach einem Jahr noch genau, was besprochen wurde.

Die Projektnachbesprechung macht jedes nächste Budget besser

Nach Abschluss eines Projekts liegen Auftrag, Lieferscheine, Rechnungen und Zeiterfassungen vor. Es fehlt ein Abschluss. Er hält fest, ob das Projekt allen Spaß gemacht hat. Er hält auch fest, ob der Betrieb damit Geld verdient hat. Dafür reicht ein kurzes Abschlussprotokoll.

„Diese Projektnachbesprechung ist es, die die KI in Zukunft braucht, um den Prozess zu verstehen.“

Mit Anfang und Ende erkennt die KI Muster. Sie sieht, welches Ergebnis wahrscheinlich herauskommt, wenn in der Erstaufnahme bestimmte Dinge gesagt werden. Arbeitet Dein Betrieb zusätzlich mit Paketen, findet sie den Weg zum Budget selbstständig.

Was Du davon hast

• Tempo: Das Budget ist ein bis zwei Tage nach dem Termin bei der Kundschaft, statt wochenlang im Stapel zu liegen.
• Kennzahl: Deine Angebotsquote zeigt, ob der Ansatz wirkt. Unter 70 Prozent weißt Du, wo Du ansetzt.
• Aufwand: Aus Paketen und Transkript entsteht die Budgetpräsentation in Minuten statt einer Positionsliste.

Dein nächster Schritt

Nimm eines der Aufmaße, die seit drei Wochen liegen. Kalkuliere ein Budget und melde Dich damit bei Deiner Kundschaft. Beim nächsten Projekt zeichnest Du das Erstgespräch auf und machst am Ende eine Projektnachbesprechung.

Was demnächst kommt:

In der Folge hörst Du, wie Thorsten das Budgetgespräch führt und warum die Nachbesprechung der Schlüssel für die KI ist. Er kündigt ein Seminar an, das er mit einem Handwerksunternehmer hält. Dieser Unternehmer setzt das Prinzip seit mehreren Jahren ein und schickt seiner Kundschaft vorab eine Hausaufgabe. Seminare und Schulungen zum Thema findest Du bei der handwerksimpulse Akademie.

FAQ

Was bedeutet budgetorientiert verkaufen?

Budgetorientiert verkaufen heißt: Nach dem Erstgespräch bekommt die Kundschaft zuerst ein Budget statt eines perfekten Angebots. Der Fachbetrieb nennt die Zahl innerhalb von ein bis zwei Tagen. Die Kundschaft entscheidet dann, ob sie das Projekt für diesen Betrag umsetzen will. Das ausführliche Angebot folgt erst nach der Budgetzusage.

Soll ich die Kundschaft nach ihrem Budget fragen?

Nein, Du nennst das Budget selbst. Die Kundschaft weiß in der Regel nicht, was ein Dachausbau, ein Bad oder eine Heizungsanlage kostet. Kennt sie einen Preis, stammt er meist aus dem Angebot eines Mitbewerbers. Als Fachbetrieb trägst Du die Verantwortung, den Preis zu nennen.

Wie schnell sollte das Budget nach dem Erstgespräch beim Kunden sein?

Spätestens ein bis zwei Tage nach dem Erstbesprechungstermin. In dieser Zeit ist die Kundschaft noch vom Termin überzeugt. Liegt das Aufmaß länger, holt sie sich Angebote bei anderen Betrieben.

Kann KI die Angebotserstellung automatisieren?

Für das Budget funktioniert das heute schon. Die KI wertet das Transkript des Erstgesprächs aus und gleicht es mit vergangenen Projekten ab. Aus Leistungspaketen und einem Budgetkalkulationsformular entsteht in Minuten eine Budgetpräsentation. Voraussetzung sind Pakete oder ein Masterangebot.

Was mache ich, wenn der Kundschaft das Budget zu hoch ist?

Du fragst, wie viel sie investieren will. Das ist kein Rückschlag, weil Du noch kein Angebot abgegeben hast. Nennt die Kundschaft zum Beispiel 30.000 statt 35.000 Euro, steht das Budget. Deine Aufgabe ist dann der Nachweis, dass Du für diesen Betrag das Bestmögliche herausholst.

Was tun, wenn ein Mitbewerber günstiger anbietet?

Du verweist auf das vereinbarte Budget. Für diesen Betrag hast Du das Bestmögliche geplant. Will die Kundschaft weniger ausgeben, reduzierst Du die Planung. Das geht bis zu dem Punkt, an dem sich ihre Wünsche nicht mehr erfüllen lassen.

Darf ich das Erstgespräch mit dem Kunden aufzeichnen?

Nur mit Einwilligung der Kundschaft. Thorsten bietet das Protokoll an, statt nach einer Aufzeichnung zu fragen: Mit dem Gerät entsteht direkt ein Protokoll, und er kann sich mehr auf das Gespräch konzentrieren. Lehnt die Kundschaft ab, sprichst Du nach dem Termin ein Gedächtnisprotokoll ein.

Welche Angebotsquote ist im Handwerk gut?

Unter 70 Prozent solltest Du handeln. Bei 70 Prozent werden aus zehn Angeboten sieben Aufträge, drei Angebote waren umsonst. Bei 50 Prozent arbeitest Du die Hälfte Deiner Angebotszeit für die Papiertonne.

Wofür braucht die KI eine Projektnachbesprechung?

Die Nachbesprechung liefert das Ergebnis, das in Rechnungen und Lieferscheinen fehlt. Sie hält fest, ob das Projekt Spaß gemacht und Geld gebracht hat. Mit Erstaufnahme und Abschluss erkennt die KI Muster und schätzt künftige Budgets besser.

Zitate aus der Folge

Alle Zitate stammen von Thorsten Moortz aus der Folge „Angebotserstellung automatisieren: Du nennst das Budget“ des Podcasts Handwerksimpulse.

„Du nennst das Budget. Du fragst nicht nach einem Budget.“

„Du bist nicht mehr als Verkäuferin oder als Verkäufer unterwegs, sondern Du bist jetzt als Budgetwächter unterwegs. Du achtest darauf, dass das Budget eingehalten wird.“

„Der teuerste Engpass in Deinem Betrieb liegt nicht auf der Baustelle. Der liegt auch nicht bei den Mitarbeitenden. Der liegt zwischen dem Aufmaßtermin und dem Angebot.“

„Erst holen wir den Auftrag und dann fangen wir an zu arbeiten.“

„Nachdem das Budget abgeholt ist, kann niemand anderes mehr günstiger anbieten.“

„Es geht darum, dass wir dem Kunden möglichst schnell eine Zahl nennen. Es geht nicht darum, ein perfektes Angebot zu machen.“

„Wenn Du eine Quote hast, die bei 50 Prozent liegt, musst Du Dir überlegen, ob es das Richtige ist, dass Du die Hälfte Deiner Zeit für die Papiertonne erarbeitest.“

„Verabschieden wir uns davon, dass wir Verkäuferinnen und Verkäufer sind, und gehen viel stärker wieder in das rein, was das Handwerk auszeichnet: saubere, ehrliche, faire Leistungen gegen sauberes, faires Geld.“

„Der einfachste Weg ist, Dir eines von den Dingern zu nehmen, die seit drei Wochen rumliegen, draufzuschauen, ein Budget zu kalkulieren und Dich bei der Kundin oder dem Kunden zu melden.“

„Der Kunde hat inzwischen bei zwei anderen Betrieben angerufen, hat ein Angebot bekommen und sich vielleicht schon so gut wie entschieden.“

„Diese Projektnachbesprechung ist es, die die KI in Zukunft braucht, um den Prozess zu verstehen.“

„Eine Heizungsanlage wird heute geplant und vielleicht erst in einem Jahr eingebaut. In einem Jahr weiß ich nicht mehr, was besprochen wurde.“