Software für die Dokumentation auf der Baustelle

Software für die Dokumentation auf der Baustelle

Digitalisierung der Kommunikation auf der Baustelle

Zusammenfassung und Inhalt

Insbesondere die Dokumentationen und Kommunikation über laufende Projekte auf der Baustelle finden zumeist über fragwürdige Wege wie WhatsApp statt. Im heutigen Audio-Blog zeige ich eine Möglichkeit, wie Du in Zukunft Deine Kommunikation in den Griff bekommen kannst. Zusätzlich habe ich für Euch eine Software unter die Lupe genommen, die eine einfache Abhilfe verspricht. Viel Spaß beim lesen und hören. 

Das muss sein:
Schnelle Doku und Infos verfügbar

Foto auf dem Smartphone machen, absenden drücken und alle am Projekt Beteiligten haben sofort die Info. Später will man einfach zu dem Projekt oder dem Vorgang passend alle Notizen und Bilder wieder finden. So einfach ist das Ziel. 

Als einzige Lösung sehe ich im Moment in der Praxis die Nachrichten-Systeme im Einsatz. WhatsApp scheint da der Standard zu sein, weil es einfach, schnell und unkompliziert bedient werden kann. 

Dokumente zum Projekt anschauen können. Die Erstellung und Weitergabe von Informationen zum Bauprojekt an die vielen Beteiligten ist nur ganz selten schon einigermaßen gut gelöst. Fast schon ohnmächtig, so scheint es, haben sich die Papierberge und Aktenordner vervielfältigt und die Übersichtlichkeit und Verteilung der Infos ist nur mit intensiver Eigendisziplin aufrecht zu erhalten.

Komisch - das alles passiert, obwohl die Dokumente digital erstellt werden. Dann aber werden sie ausgedruckt, zugeordnet, weitergegeben.

Die derzeitigen Probleme:

  • Die Unternehmens-Software der Betriebe unterstützt die Digitalisierung der Kommunikation nur äußerst mangelhaft. Kaum eine Software unterstützt die einfache Zuordnung von Dokumenten zu einem Projekt. 
  • Die Weitergabe von Informationen läuft gerade einmal eine Stufe über dem Fax: Per Mail. 
  • Mobiler Zugriff auf Projektdaten ist so gut wie nicht möglich. 
  • Kundenkontakt-Management-Systeme (CRM-Systeme) bieten häufig viel zu großen Leistungsumfang und sind träge in der Erfassung (Beispiel: Mal eben schnell ein Foto von einem Fehler auf der Baustelle machen).

Ziele der Digitalisierung der Baustellenkommunikation

Die nachfolgende Liste ist meine kleine Checkliste, die ich benutze um die Tauglichkeit einer Software zu prüfen, um ggf. eine Empfehlung dafür auszusprechen: 

  1. Projektinformationen können Bilder, Dokumente, Texte, Videos, Sprachmemos sein
  2. Informationen können schnell erfasst und strukturiert werden
  3. Nutzbarkeit einer App auch auf der Baustelle - auch ohne Internetverbindung 
  4. Alle Projektbeteiligten erhalten automatisch die für sie relevanten Informationen
  5. Das System unterstützt die Zusammenarbeit auch mit externen Nutzern
  6. Die Software produziert nicht noch mehr EDV-Administrationsaufwand.
    Cloudlösungen aufgrund der Verfügbarkeit im Netz klar vor lokaler Lösung. 

Ein Lösungsansatz von MemoMeister.com

Anfang 2017 habe ich Achim Maisenbacher von der Freiraum GmbH aus Stuttgart kennen gelernt. Achim hat das Ziel so definiert: „MemoMeister ist so einfach und schnell wie eine Kurznachricht, allerdings viel organisierter und viel sicherer. Wir haben gegenwärtig die wohl einfachste Lösung für den strukturierten Austausch von Informationen aller Baubeteiligten entwickelt.“ Das reizt mich natürlich herauszufinden, ob das wirklich stimmt. Hier mein subjektiver Eindruck:

Genereller Überblick

MemoMeister bietet eine einfache Möglichkeit der Zusammenarbeit und Dokumentation. Ich würde es mal bezeichnen als „WhatsApp“ für Anwender, die ihre Infos auch später noch einmal wieder finden wollen. Aber MemoMeister kann mehr: Memos können unkompliziert innerhalb des gesamten Teams erstellt und bearbeitet werden. Nahezu alles, was man auf einem Smartphone öffnen und erstellen kann, kann man in ein solches Memo schaufeln: Texte, Handyfotos, PDFs, Tonnotizen…

Statt vorgegebener Strukturen ist das System voll flexibel. Man kann jede Ordnungskategorie als Label anlegen. Super Nutzen: man kann nicht nur nach einem Label anschließend suchen und Standard-Filter setzen, man kann auch in allen maschinenlesbaren Memos (auch angehängten PDF) im Volltext suchen.

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Ansicht auf dem Computer

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Ansicht Mobilgerät (iPhone)


Check Workflow Erfassung

Auf der Baustelle

  1. Smartphone oder Tablet raus
  2. App öffnen
  3. Projekt öffnen 
  4. Memo erstellen (z.B. Foto machen und Sprachmemo dazu aufnehmen)
  5. Ggf. Zusätzliche Label anbringen (z.B. Schaden, Baudoku, Info, Referenz..)
  6. Speichern

Im Büro

  1. Programm im Browser starten
  2. Projekt auswählen (Label mit Projektbezeichnung)
  3. Memo erstellen (z.B. Text eingeben, PDF einfügen)
  4. Ggf. Zusätzliche Label anbringen (z.B. Schaden, Baudoku, Info, Referenz..)
  5. Speichern

Fazit: Funktioniert einwandfrei. Auf die versprochene Erweiterung, dass MemoMeister sofort erkennt, wo man sich aufhält und dann zu dem Standort passende Bauprojekte anzeigt freue ich mich schon. Im Moment muss man noch das Projekt auswählen. 

Check Workflow Suche

Auf der Baustelle

  1. Smartphone oder Tablett raus
  2. Sofort Suchbegriff eingeben oder in der Struktur suchen (Künftig auch Memos am Standort anzeigen lassen)
  3. Alternativ auf eine gespeicherte Suche klicken (z.B. Projektnummer) und in der zeitlichen Abfolge der Dokumente blättern.

Fazit

  • Suche ist so einfach wie Google zu benutzen ✓
  • Die Organisation in MemoMappen klappt prima ✓
  • Revisionen werden abgespeichert - wichtig für evtl. Rechtstreitigkeiten ✓
  • Datensicherheit mit Serverstandort in Deutschland ✓
  • Zuweisung von Rechten in jeder erdenklichen Art (Gruppe, Einzel) ✓
  • Auf die Nutzung mit dem Smartphone hin optimiert ✓
  • Läuft auf allen Systemen, die einen Internetbrowser haben oder auf denen die Apps installiert werden können ✓

Einsatzmöglichkeiten

Ich sehe MemoMeister im Moment als klare Schnittstelle zwischen den meisten existierenden Systemen: 

  • Schnelle Dokumentation aller Informationen auf der Baustelle
  • Weiterleitung aller für das Projekt notwendigen Informationen an alle Beteiligten (Stichwort: Virtueller Baustellen-Ordner)
  • Durch die Verlinkung (jede MemoMappe hat ja eine eigene Webadresse) mit einem CRM-System und der Warenwirtschaft schließt man schnell die Lücke der Digitalisierung der Kommunikation auf der Baustelle
  • Künftig auch als Baustellen-Ordner für die Kunden absolut denkbar

Empfehlung?

Viele Handwerker verwenden derzeit Textnachrichtensysteme, um Informationen über Baustellen mit anderen zu teilen. Das ist eine gute und schnelle und vor allem akzeptierte Vorgehensweise. Das Problem ist nur: Wie findet man die Informationen später wieder? 

Hier kommt MemoMeister ins Spiel: Mit nur einem zusätzlichen Klick wird aus einer Nachricht eine Dokumentation, die allen berechtigten Nutzern angezeigt wird.

Preislich ist das System für den professionellen Einsatz extrem günstig. Pro Nutzer im Schnitt 10 Euro im Monat - das ist selbst bei großen Organisationen in Summe nicht mal das, was man für die Wartung und Instandhaltung eines vergleichbaren Systems für eine lokale Lösung bezahlt. Zudem spart man pro Mitarbeiter pro Monat nur zwei Rückfragen ein, dann lohnt sich das System ab der zweiten Rückfrage. 

Meine Empfehlung: Auf jeden Fall ausprobieren. 14 Tage kann man kostenlos testen. 

Link zu memomeister.com 

Willst Du mehr über die Software und die Anwendung wissen?

Wer Lust hat, mit dem kann ich gerne die Einführung von MemoMeister im Rahmen eines Coachings ausprobieren. Melde Dich einfach und wir schauen mal, wie ich Dich dabei unterstützen kann. 

UPDATE:
Interview mit Achim von MemoMeister.com

Neulich habe ich mit Maren Ulbrich zusammen ein Onlinemeeting gehabt und Achim von MemoMeister hatte angeklopft. Wer mich kennt, weiß wie spontan ich bin und deshalb haben wir dann gleich zu Dritt das nachfolgende Interview für Euch aufgenommen:  


Info: Die wiedergegebenen Meinungen spiegeln meine eigene Meinung wieder und nicht die des Herstellers. Alle Informationen sind nach bestem Gewissen geprüft worden, können aber natürlich Fehler beinhalten - also bitte selbst prüfen. Ich habe für die Veröffentlichung keinerlei Honorar seitens des Herstellers erhalten, sondern gebe Empfehlungen oder Warnungen auf der Basis meiner subjektiven Einschätzung. Evtl. Affiliate-Links, für die ich eine Provision erhalten würde, sind gekennzeichnet. Links ohne diesen Hinweis sind also auch keine Affiliate-Links. 

2 Kommentare

  • Ist ein guter Ansatz aber für mich viel zu unübersichtlich. So sieht man nicht auf den ersten Blick, welche Baustelle gerade in Bearbeitung ist und hat irgendwann hunderte Memoordner. Ich nutze dafür MeisterTask, im Grunde ein aufgepumptes Trello. Gibt es als Gratis und Premium Version und die Mitarbeiter können auch drauf zugreifen. Außerdem kann man den Baustein dann auch als Link bei Evernote im Kundenordner oder im CRM speichern.
  • Hey Maik,

    du kennst meine "Liebe" zu Trello - damit arbeite ich mehrfach am Tag.. Für die Weitergabe mit etwas Training der Monteure sicherlich gut geeignet. Kleines aber.. die Erfassung von Memo-Daten... ist einfach nicht schnell und einfach genug. Spätestens, wenn bei MemoMeister sofort beim Aufnehmen eines Fotos das Projekt anhand des aktuellen Aufnahmeortes vorgeschlagen wird, ist die Erfassung kaum schlagbar. Jetzt ist sie auch schon superschnell. Mit den Memoordnern... da muss ich auch noch mal drüber nachdenken.

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